Les établissements de santé sont confrontés au défi complexe d'assurer une couverture continue malgré des horaires non standard. Au Canada, près du tiers des travailleurs de la santé ont des horaires irréguliers, y compris de nuit, la fin de semaine et en rotations. Maintenir à jour les horaires de garde est une tâche exigeante, mais essentielle pour assurer la qualité des soins et l’efficacité des services. De nombreuses organisations s’appuient encore sur une planification manuelle et fragmentée, ce qui entraîne des erreurs de communication, des lacunes de couverture et un mécontentement du personnel — des problèmes qui nuisent aux résultats pour les patients et au bon fonctionnement des équipes. Ce projet propose une solution de planification appuyée par l’intelligence artificielle pour accroître la productivité, réduire les coûts et les erreurs, et améliorer l’expérience du personnel ainsi que les soins aux patients.
Cet appel à l’innovation est lancé en collaboration avec Covenant Health afin de repérer des entreprises canadiennes qualifiées capables d’atteindre les résultats souhaités. CAN Health et Covenant Health se réservent le droit de ne pas aller de l’avant avec ce projet à leur entière discrétion, en particulier s'il n'y a pas d'entreprises canadiennes qualifiées pouvant raisonnablement atteindre les résultats souhaités.
Pour être éligible à un projet du Réseau de Santé CAN, l'entreprise doit répondre à TOUS les critères suivants :
- Siège social au Canada (des critères supplémentaires s'appliquent pour les entreprises dont le siège social n'est pas au Canada)
- Propriété majoritaire de l'entreprise et de la solution par des Canadiens
- Solution at Technology Readiness Level (TRL)>7, indicating actual technology completed and qualified through tests and demonstrations
- Toutes les données et les modèles d'IA (le cas échéant) doivent être hébergés au Canada et se conformer à toutes les réglementations canadiennes en matière de confidentialité
- Posséder toutes les approbations réglementaires nécessaires pour la commercialisation, incluant l'approbation de Santé Canada, si nécessaire
- Avoir complété toutes les études cliniques nécessaires sur la validité/uniformité
- Pas besoin de changements de politique pour adopter et implémenter la solution
- Fortes références dans le système de santé canadien
Si l'entreprise n'a pas son siège social au Canada ou si la solution n'est pas majoritairement détenue par des Canadiens, des critères supplémentaires s'appliquent :
- Autonomie indépendante sur les opérations commerciales et le développement de produits (pour les filiales, les affiliés ou les distributeurs)
- Potentiel élevé de création d'emplois au Canada, en particulier dans les postes exécutifs et de haute direction
- Engagement de plus de 70 % de la valeur du contrat au Canada.
Lors du processus de sélection des entreprises, la préférence est donnée aux entreprises/solutions entièrement détenues par des Canadiens, suivies par celles majoritairement détenues par des Canadiens, et enfin les entreprises internationales ayant une présence significative et un impact économique au Canada.
Pour obtenir plus de renseignements sur le processus d’appel à l’innovation et les projets de commercialisation financés par le Réseau de santé CAN, veuillez consulter la page FAQ du site Web du Réseau de santé CAN : https://canhealthnetwork.ca/faq/
Énoncé du problème:
Covenant Health est confronté à d’importants défis pour assurer une couverture de garde cohérente, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, en raison de processus de planification fragmentés et manuels répartis entre 95 programmes de services distincts. Ces programmes utilisent une variété d’outils allant de méthodes papier à des courriels et des solutions numériques improvisées, ce qui entraîne des inefficacités opérationnelles, une augmentation des coûts de main-d’œuvre et une communication incohérente. Le manque de normalisation impose un fardeau administratif excessif au personnel de soutien, aux services des affaires médicales et aux médecins, détournant du temps et des ressources des responsabilités cliniques essentielles. Cette approche décentralisée nuit non seulement à l’efficacité du travail et au moral du personnel, mais compromet également la réactivité et la qualité des soins aux patients. Pour remédier à cette situation, Covenant Health souhaite adopter une solution de planification appuyée par l’intelligence artificielle afin d’automatiser et de standardiser les pratiques de planification, de réduire la charge administrative, d’améliorer la satisfaction du personnel et d’optimiser la prestation globale des soins de santé.
Objectifs:
La solution de planification proposée, alimentée par l’intelligence artificielle, automatisera la gestion complexe des horaires afin d’optimiser l’utilisation des ressources, de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’améliorer l’agilité opérationnelle. En tirant parti de l’IA, elle minimisera les erreurs, garantira une adéquation optimale entre le personnel et les tâches, s’adaptera aux changements en temps réel et favorisera l’équité en tenant compte des préférences du personnel. La solution facilitera également la communication, soutiendra la planification proactive et assurera une couverture cohérente pour maintenir des soins de haute qualité.
Résultats Essentiels (Obligatoires) :
L’intégration d’une solution appuyée par l’intelligence artificielle pour rationaliser et standardiser la planification des gardes devrait permettre:
- Optimisation de l’allocation des ressources – Mesurer l’efficacité avec laquelle le système d’IA utilise le personnel et les équipements.
- Réduction des coûts opérationnels – Quantifier les économies réalisées en matière de main-d’œuvre, de temps supplémentaire et d’utilisation des ressources grâce à la planification automatisée.
- Amélioration de la productivité – Suivre la rapidité et l’efficacité avec lesquelles l’IA génère des horaires optimaux.
- Retour sur investissement (ROI) – Comparer les avantages financiers de la planification assistée par IA par rapport aux processus manuels.
- Optimisation de la planification – Évaluer dans quelle mesure l’IA réduit les temps morts et maximise l’efficacité (p. ex. : respect des horaires, exécution ponctuelle).
- Satisfaction du personnel – Mesurer l’adoption, la satisfaction et l’expérience utilisateur du personnel et des départements concernant la planification avec l’IA.
Chez Covenant Health, la gestion des horaires reflète des défis systémiques plus vastes. À l’échelle de l’organisation, 95 horaires de programmes de services distincts sont maintenus, chacun ayant son propre format et sa propre méthode de mise à jour, allant des systèmes papier traditionnels aux courriels, en passant par des outils d’intelligence artificielle avancés. Ce manque d’uniformité engendre d’importantes inefficacités.
En réponse, diverses équipes ont mis en place des solutions temporaires pour assurer un fonctionnement minimal. Par exemple, l’équipe du standard consacre chaque soir de 2 à 3 heures à transposer manuellement des informations disparates dans une feuille d’appel quotidienne standardisée. Cette solution de contournement exige plusieurs heures de travail manuel par jour. Par ailleurs, les Affaires médicales ont assumé la responsabilité inattendue de gérer et de mettre à jour 50 horaires, une tâche qui ne relève pas de leur mandat principal. De plus, 35 médecins consacrent une part importante de leur temps clinique — souvent jusqu’à 8 heures par semaine — à coordonner les horaires d’appel propres à leur programme. Ensemble, ces efforts représentent un fardeau coûteux pour le système, tant en termes d’efficacité que de mauvaise allocation des ressources qualifiées.
