Saint Elizabeth Health Care (SE Health) cherche une solution pour résoudre ses processus inefficaces et manuels de planification des horaires pour le personnel de première ligne des soins à domicile et communautaires.

SE Health publie cet appel à l’innovation afin de trouver des entreprises de l’Ontario* qui sont admissibles et qui peuvent les aider à atteindre les résultats souhaités.  SE Health et le Réseau de santé CAN se réservent le droit de ne pas aller de l’avant avec ce projet à leur pleine discrétion et, en particulier, s’il n’y a pas d’entreprises ontariennes qualifiées qui peuvent raisonnablement atteindre les résultats souhaités.

*L’entreprise doit être enregistrée en Ontario pour être admissible à ce projet.

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Énoncé des problèmes et objectif(s)

Le processus actuel de SE Health pour la planification de l’horaire du personnel de première ligne (incluant le personnel infirmier et les préposés aux bénéficiaires) est manuel et inefficace, ce qui entraîne une sous-utilisation du personnel existant, une pénurie du personnel et des coûts opérationnels élevés. SE Health est à la recherche d’une solution de planification qui automatisera et améliorera ses processus de planification actuels et augmentera l’utilisation du personnel.

Objectifs:

  1. Améliorer l’efficacité de la planification des horaires – SE Health prévoit que ne plus effectuer les tâches de planification des horaires de manière manuelle permettra de gagner environ 10 à 20 heures par semaine.
  2. Réduire le roulement du personnel – L’auto-programmation permettra d’accroître l’équité et l’engagement du personnel dans la sélection des horaires et SE Health prévoit que les niveaux de satisfaction du personnel augmenteront, se traduisant ainsi par une diminution du roulement du personnel.
  3. Accroître l’utilisation du personnel – La planification des horaires manuelle est inefficace. En raison du manque de suivi en temps réel des disponibilités du personnel et des taux d’utilisation, il est difficile de s’assurer que tous les quarts de travail sont comblés. Puisque le personnel reste inactif lorsque la demande n’est pas satisfaite, il n’y a aucun doute que l’utilisation moyenne du personnel de première ligne peut être améliorée avec un processus de planification plus efficace.
  4. Réduire l’utilisation des agences de dotation en personnel – Grâce à des processus de planification d’horaires plus efficaces et à des taux d’utilisation accrus du personnel, l’objectif serait de réduire considérablement l’utilisation des agences de dotation en personnel pour combler les quarts de travail.
Résultats et considérations souhaités

Résultats essentiels (obligatoires)

La solution proposée doit :

  • Réduire de 10 heures par semaine les tâches manuelles du planificateur (c.-à-d., appels téléphoniques, textos, courriels pour remplir les quarts de travail)
  • Réduire le roulement de personnel de 5 % ou plus
  • Augmenter l’utilisation du personnel de 30 % ou plus
  • Créer facilement un horaire et offrir une solution numérique de rappel de quart de travail
  • Exigences en matière de quarts de travail personnalisés pour cibler l’ensemble des compétences spécifiques des travailleurs
  • Capacité de suivre les règles internes ou syndicales/contractuelles sur l’exécution par quart de travail
  • Pistes de vérification de la présentation et de l’acceptation des quarts de travail
  • Application d’auto-planification pour le personnel de première ligne
  • Capacités d’intégration avec logiciel de paie et de facturation
  • Tableau de bord d’administrateur
  • Fonctionnalités de communication à 2 sens entre l’administration/les opérations et le personnel de première ligne
  • Fonctionnalités complètes de génération de rapports
  • Intégration transparente avec la main-d’œuvre des agences de dotation temporaire
  • Capacité de demander et de remplir des quarts de travail en faisant appel à des agences externes de dotation
  • Validé pour réduire le temps d’administration
  • Validé pour réduire le roulement du personnel
  • Validé pour augmenter l’utilisation du personnel

Résultats supplémentaires

  • Conformité PHIPA/HIPAA
  • Protection de la vie privée et sécurité dignes du secteur de la santé
  • Accès à la main-d’œuvre externe de l’entrepreneur (au sein de l’application)

La durée maximale d’un projet résultant de ce défi est de neuf mois.

Renseignements et contexte

La pénurie de personnel, en particulier pour les rôles de personnel infirmier et de préposés aux bénéficiaires, représente un défi dans l’ensemble des systèmes de soins de santé depuis des années. Ce défi a été exacerbé par la pandémie de Covid-19 à un niveau sans précédent. Les processus manuels de planification des horaires sont inefficaces pour l’utilisation du personnel, ce qui laisse certains employés inactifs malgré le fait que les demandes de dotation ne sont pas encore comblées. Le personnel sous-utilisé travaille pour plusieurs organisations pour joindre les deux bouts pendant que le personnel surutilisé s’épuise et les organisations doivent compter sur des agences de dotation coûteuses pour combler l’écart. SE Health cherche à remédier à la pénurie de personnel, en particulier pour les rôles de soins infirmiers et de préposé aux bénéficiaires, qui résulte de l’inefficacité dans la planification des horaires et de l’utilisation du personnel existant, ainsi que de la demande qui dépasse les ressources disponibles.  SE Health cherche à remédier à la pénurie de personnel, en particulier pour les rôles de soins infirmiers et de préposé aux bénéficiaires, qui résulte de l’inefficacité dans la planification des horaires et de l’utilisation du personnel existant, ainsi que de la demande qui dépasse les ressources disponibles.

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