Trillium Health Partners (THP) est à la recherche d’une solution pour améliorer l’efficacité de la production de rapports en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour préremplir et modifier les rapports, tout en s’assurant que toutes les exigences en matière de production de rapports sont respectées.  

THP publie cet appel à l’innovation dans le but de trouver des entreprises de l’Ontario* qui sont admissibles et qui peuvent les aider à atteindre les résultats souhaités. THP et le Réseau de santé CAN se réservent le droit de ne pas donner suite à cette opportunité à leur entière discrétion, en particulier si aucune entreprise ontarienne qualifiée n’est en mesure, selon THP et le Réseau de santé CAN, d’y répondre raisonnablement.

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Énoncé des problèmes et objectif(s)

L’équipe Insight Health Solutions de THP collabore avec plusieurs partenaires et clients qui orientent les patients vers des évaluations et des traitements cliniques. À ce titre, l’équipe est tenue de produire divers rapports pluridisciplinaires conformément aux exigences de ses partenaires et clients en matière de production de rapports. Actuellement, les cliniciens sont tenus de saisir de manière répétée les détails du patient (données démographiques du patient, mécanisme de la blessure, antécédents médicaux, listes de médicaments, mesures des résultats, etc.) dans de nombreux rapports. Le processus actuel comprend la saisie manuelle des données mentionnées ci-dessus et la saisie de nouvelles données nettes obtenues par les cliniciens lors des évaluations continues des patients. Le processus consistant à copier et coller les données du patient recueillies précédemment est fastidieux, long, répétitif et source d’erreurs. De plus, plusieurs cliniciens contribuent à l’élaboration de ces rapports, ce qui ajoute à la complexité du processus.

L’équipe requiert une solution capable d’extraire des données documentées au préalable sur les patients à partir de divers rapports indépendants, comme les rapports d’admission initiale, de suivi et de traitement, et de les compiler afin de produire les rapports ultérieurs, ce qui évite aux cliniciens de devoir copier et coller ces données. La solution permettra également de s’assurer que les cliniciens sont invités à inclure les points de référence de qualité requis. 

Objectifs:

  1. Obtenir et maintenir un statut exemplaire auprès des partenaires et des clients en tant qu’acteur de premier plan, et ce, en ce qui concerne la qualité des rapports du point de vue de l’exhaustivité et de la précision.
  2. Réduire le temps global que les cliniciens consacrent à la production de rapports et à l’assurance qualité :
    • en configurant les champs obligatoires de manière à garantir que tous les critères de qualité sont saisis;
    • en remplissant automatiquement les données provenant des rapports antérieurs dans tous les rapports subséquents pour accélérer le processus de production de rapports.
  3. Soutenir la formulation optimale de recommandations et de plans de traitement sains et fondés sur des données probantes pour les patients en éliminant la nécessité pour les cliniciens de chercher manuellement les rapports précédents afin d’obtenir les renseignements les plus pertinents et les plus récents.
Résultats et considérations souhaités

Résultats essentiels (obligatoires)

La solution proposée doit démontrer :

  1. Une réduction du temps total que les cliniciens consacrent aux rapports et à l’assurance de la qualité (AQ) :
    • Réduction de 70 % du temps requis pour que les cliniciens puissent formuler le rapport;
    • Réduction de 80 % du temps requis par le clinicien pour l’AQ, l’examen et la modification des rapports;
  2. A reduction in the overall time Quality Assurance resources spend on reviewing the reports<
    • Réduction de 50 % de l’équivalent temps plein de l’AQ.
  3. La capacité d’extraire des données des fichiers Epic, MS Office Suite Products, Survey Monkey et PDF.

Résultats supplémentaires

La solution idéale a la capacité et la flexibilité d’extraire des données d’autres systèmes, en plus de ceux énumérés ci-dessus, car THP adopte continuellement de nouveaux systèmes de stockage de données.

La durée maximale d’un projet résultant de ce défi est de 9 mois.

Renseignements et contexte

Insight Health Solutions, qui fait partie intégrante de THP, est un fournisseur tiers de services d’évaluation, de réadaptation et de gestion des handicaps. L’équipe s’est développée pendant plus de 23 ans pour devenir un fournisseur tiers de services cliniques de premier plan dans le sud et le centre de l’Ontario, et ce, pour un large éventail de clients. Insight Health Solutions collabore étroitement avec d’autres groupes et programmes novateurs, entrepreneuriaux et fondés sur des données probantes pour répondre aux besoins des clients.

Le client d’Insight Health Solutions dispose de modèles de rapports qui prennent beaucoup de temps à remplir, sont redondants d’une visite à l’autre et manquent parfois de critères de qualité, car un contenu spécifique est requis. L’équipe est à la recherche d’une solution permettant d’extraire des données de divers rapports (par exemple, rapports d’admission initiale, de suivi, de traitement, etc.) afin d’alimenter les rapports ultérieurs avec les données précédemment recueillies, tout en veillant à ce que les personnes chargées de rédiger les rapports soient invitées à inclure des critères de qualité lorsqu’elles saisissent de nouvelles données nettes recueillies lors des visites en cours avec le patient. De plus, la solution permettra d’obtenir des mesures des résultats cliniques et les données telles que rapportées par les patients, pour chacun des rapports énumérés ci-dessus, au besoin. La mise en œuvre de cette solution réduirait considérablement le temps de création et de modification des rapports tout en veillant à ce que toutes les exigences de production de rapports du partenaire soient respectées.  

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