Automatisation robotique des processus pour simplifier l’intégration des employés

Le secteur des soins de santé au Canada connaît des taux de vacance d'emploi plus élevés que les niveaux pré-pandémiques. Le fait de pourvoir ces postes vacants rapidement et efficacement a un impact direct sur la capacité des organismes à fournir des soins de qualité aux patients et aux résidents. Parallèlement, le travail de soins de santé dépend de plus en plus des systèmes et de l’équipement électroniques. Lorsque du personnel est embauché, il y a un travail important à faire pour s’assurer que les utilisateurs ont accès à l’équipement et aux systèmes électroniques pour faire leur travail.

Shannex est à la recherche d’une solution d’ARP pour réduire le temps consacré à l’intégration des nouveaux employés et améliorer la satisfaction des nouveaux employés à l’accès à la technologie.

Shannex est à la recherche d’une solution d’ARP qui sera conçue, testée et gérée par un fournisseur externe pour soutenir les processus suivants:

1. La coordination des tâches d’intégration des nouveaux employés entre les services;
2. La communication et le suivi des tâches préalables à l’emploi et des échéanciers pour les nouveaux employés;
3. L'octroi d'un accès utilisateur aux systèmes d’affaires et à l’équipement de communication pour les nouveaux employés; et
4. La suppression de l’accès utilisateur aux systèmes et à l’équipement de l’entreprise lorsque les employés quittent ou changent de poste.

Objectifs:

1. Réduire le temps et les ressources nécessaires à l'embauche de nouveaux employés;
2. Améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés.

Résultats Souhaités (obligatoires)

La solution proposée doit faire ce qui suit:

• Réaliser des économies de temps et de coûts grâce à :
  • La réduction du temps nécessaire pour amorcer et mettre fin à l’accès du personnel aux systèmes et aux ressources;
  • La réduction du temps perdu en raison du dépannage des problèmes d’accès aux systèmes pour les nouveaux employés et de la vérification de l'accès des utilisateurs aux systèmes; et
  • La réduction des coûts de licence pour les systèmes, car le nombre d'utilisateurs actifs est recalculé en fonction de la désactivation en temps réel des utilisateurs par attrition.
• Améliorer la qualité grâce à:
  • L’augmentation de la proportion de nouveaux employés ayant accès à tous les systèmes et équipements le premier jour d’emploi;
  • De niveaux de satisfaction accrus parmi les nouveaux employés avec le processus d’intégration.
• Avoir des capacités de programmation pour répondre à des besoins spécifiques.
• Lire/trier la documentation.
• Être en mesure de reconnaître et d’utiliser les attributs des employés (c.-à-d. le titre du poste) pour déterminer les tâches spécifiques requises pour configurer cet employé, notamment:
  • La création d’un ticket pour la création d’un laisser-passer/porte-nom;
  • La création d’un ticket pour toute licence matérielle et logicielle requise;
  • La fourniture de l’accès aux services requis pour ce poste;
  • L’envoi automatique d’un courriel d’introduction aux nouveaux employés avec des renseignements pertinents.
• Signaler tout problème ou toute erreur et déterminer le taux d’erreurs.

Résultats supplémentaires

Il n’y a pas d’autres résultats attendus.

La durée maximale d’un projet résultant de ce défi est de 9 mois.

Le recrutement et la rétention du personnel sont une priorité pour les organisations de soins de santé partout au pays et les organisations subissent les mêmes pressions que Shannex en ayant davantage de postes vacants et un temps important requis pour soutenir l’intégration des nouveaux employés. Les fournisseurs de soins de santé doivent trouver des solutions novatrices pour simplifier le processus d’embauche et assurer une expérience d’intégration positive pour les nouveaux employés.

Une communication efficace doit avoir lieu dans plusieurs services (c.-à-d., ressources humaines, technologies de l’information et des communications, analyse des systèmes et opérations) pour s’assurer que les utilisateurs ont accès à l’équipement et aux systèmes électroniques dès leur premier jour d’emploi et pour en supprimer l’accès lorsque les employés quittent leur poste. Ce processus interservices est sujet aux retards et aux erreurs humaines.

Le taux d’intégration des employés a considérablement augmenté chez Shannex au cours des dernières années. Cette augmentation est en partie due à la demande croissante de fournisseurs de soins de santé, mais aussi à la croissance importante de la prestation de services que l’organisme a connue au cours de cette période. Chaque nouvel employé a besoin d’un accès à un logiciel pour la planification, la paie, la communication et les systèmes de formation. Selon le poste spécifique, les nouveaux employés peuvent également avoir besoin d’accéder à de l’équipement de communication (p. ex., téléphone fixe ou mobile, ordinateur, courriel), à des lecteurs de stockage de fichiers, à des dossiers de santé électroniques et à des systèmes de gestion de main-d’œuvre et de comptabilité. Lorsque les employés quittent l’entreprise, l’accès doit être désactivé pour protéger la sécurité.

Un sondage mené auprès des nouveaux employés de Shannex en octobre 2019 a révélé que seulement 27 % avaient accès à tous les systèmes et à l’équipement de TI dont ils avaient besoin lors de leur premier jour de travail (51 répondants). Pour 34 % de ces nouveaux employés, il a fallu plus d’une semaine pour obtenir l’accès à tout l’équipement et au système dont ils avaient besoin. En conséquence, 18 % d’entre eux sont moins que satisfaits de la partie accès à la technologie de leur expérience d’intégration. Il y a place à l’amélioration de la satisfaction envers ce processus.

L’automatisation robotique des processus (ARP) est une technologie qui utilise des robots logiciels pour compléter les processus d’affaires de routine. Cette technologie d'ARP offre le potentiel d'améliorer les processus opérationnels liés à la gestion des ressources humaines. Plus précisément, l’ARP peut être appliquée pour automatiser et améliorer l’expérience d’intégration des nouveaux employés.

Shannex a identifié la technologie d’ARP comme une solution pour réduire le temps consacré à l’intégration des nouveaux employés et améliorer la satisfaction des nouveaux employés pour l’accès à la technologie. La technologie d’ARP a le potentiel de réduire les demandes auprès des équipes des ressources humaines, des technologies de l'information et des systèmes d’affaires de Shannex en automatisant la configuration des nouveaux utilisateurs. Elle libérera des heures de travail pour que ces équipes puissent répondre à des besoins plus complexes. L’amélioration de l’exactitude du processus réduira le nombre de nouveaux employés qui n’ont pas accès au système et à l’équipement dont ils ont besoin au début du travail, ce qui devrait avoir un impact positif sur la satisfaction du personnel et les taux de rétention plus rapides.

La sécurité de l’information contenue dans les systèmes électroniques de Shannex est une priorité pour assurer la diligence raisonnable dans la protection des renseignements personnels de leurs résidents et de leur personnel. La solution d'ARP a le potentiel d'améliorer la sécurité de leurs systèmes électroniques. L’utilisation d’un processus automatisé pour gérer l’accès à ces systèmes réduira les erreurs dans les autorisations accordées aux utilisateurs pour l’information électronique. Cela réduira également le temps pendant lequel les comptes d’utilisateur sont inactifs dans la période précédant le début des nouveaux employés et lorsqu’ils ne sont plus nécessaires en raison de l’attrition des employés.

Il est également possible d'appliquer la solution d’ARP à plusieurs systèmes d'entreprise. Lorsqu’une organisation introduit l’ARP comme solution à un processus d’affaires (comme l’intégration de nouveaux employés), elle est bien placée pour appliquer la technologie à d’autres systèmes. Le temps nécessaire pour adapter l'ARP à l'organisation est réduit, car il est déjà adapté à son infrastructure. Par exemple, Shannex prévoit que cette technologie d'ARP peut être adaptée pour automatiser les processus axés sur les résidents, comme l'enregistrement dans les dossiers de santé électroniques à l'admission. Il existe de nombreuses occasions d’appliquer l’ARP.